王某是外地来上海的大学生，单位与其签订的劳动合同中规定，王某在5年合同期内不得解除劳动合同，否则，要承担1万元违约金。一年后，王某想“跳槽”离开单位，主动找到单位，要求交1万元违约金后解除劳动合同。单位领导此时却认为，交1万元让他走，太便宜他了，于是提出交5万元才能走。王某认为单位的要求没有道理，且自己根本也拿不出5万元。但是，单位最终作出决定：王某可以先走，但其个人档案要由单位暂时扣留，待王某交清5万元后，单位才能放走其档案，同时还威胁到，若在王某走后两年内，不交清5万元，单位就会毁掉其个人档案。
据笔者了解，目前，有王某这样遭遇的外地大学毕业生大有人在，他们经常会为这种事情感到十分烦恼，到处咨询也得不到满意的答复，为解决他们的困惑，在此将国家对档案的有关规定做一简要的阐述。
劳动部、国家档案局在《企业职工档案管理工作规定》中规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。转递档案应遵守下列规定：
（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带；
（二）对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装；
（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出；
（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回，逾期一个月转出单位未收到回执应及时询问，以防丢失。
上海市劳动和社会保障局根据《上海市单位招工、退工管理办法》（沪劳保就发[2001]13号）和《关于本是实行〈劳动手册〉制度意见的通知》（沪劳保就发[2001]12号）等有关规定，颁发了《关于用人单位遗失或拒退人事档案（含《劳动手册》）劳动者退工登记备案手续处理意见的通知》（沪劳保就发[2001]47号），对用人单位遗失或拒退劳动者人事档案（含《劳动手册》），劳动者的退工登记备案手续作出了具体的规定。用人单位拒退人事档案（含《劳动手册》），劳动者退工登记备案手续的办理方法如下：用人单位拒退人事档案（含《劳动手续》）是指用人单位与劳动者已没有事实劳动关系，且用人单位没有正当理由，而不为劳动者办理退工登记备案手续，拒退人事档案（含《劳动手册》）。
1、用人单位无正当理由拒退人事档案（含《劳动手册》）的，劳动者本人可以在法定期内向各级劳动争议仲裁委员会申请仲裁，由仲裁委员会裁决用人单位为其办理退工退档手续。
2、对用人单位仍拒绝办理退工手续的，劳动者本人可以凭已生效的仲裁文书（复印件）及本人身份证、户口簿、一寸证件照两张等相关材料到户口所在地的街道、乡镇劳动服务所进行失业登记，重新申办《劳动手册》。
由此可见，不管劳动者以哪种方式离开企业，企业均应及时将其个人档案转出，企业以扣押个人（人事）档案作为手段威胁劳动者的做法，是错误的。现实中，经常会有企业以员工在离开公司时不交培训费、不退住房、不交纳违约金等为理由扣住员工的档案不放，也不给办理有关手续，以为这样就可以制约住员工，殊不知企业以这种非法的手段来纠正员工的违法行为，也是错误的。应该说，企业无权以任何理由扣留已离职的员工档案。如果员工因为拒绝承担违约责任或赔偿企业的损失不辞而别，企业正确的做法应该是，通过劳动争议仲裁等法律手段来恢复自己的合法权益，而不应该扣押其个人档案。当然，大部分企业在员工离职时，还是能够按规定转移员工个人档案的，但相当一部分企业让员工本人将档案自己带走的做法，也是不符合《企业职工档案管理工作规定》的，应当按规定通过机要交通或派专人送取的办法转移档案，这才是既符合国家规定又对员工负责的正确做法。
编辑：公司法合同法律师（上海公司律师）
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